Ysgol Gymraeg Dewi Sant
Ymdrech a lwydda
Croeso
Hysbysiad Preifatrwydd / Privacy Notice
Hysbysiad Preifatrwydd
Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol:
Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn darparu gwybodaeth ynglyn â'r ffordd y mae Ysgol Gymraeg Dewi Sant yn casglu ac yn prosesu eich gwybodaeth bersonol.
Ysgol Gymraeg Dewi Sant yw'r Rheolydd Data ar gyfer defnyddio data personol yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn. Ein cyfeiriad a'n manylion cyswllt yw:
Ysgol: Ysgol Gymraeg Dewi Sant
Cyfeiriad: Rhodfa Bryndulais, Llanelli, SA14 8RS
Manylion Cyswllt:
Rhif ffôn: 01554750081
E-bost: admin@dewisant.ysgolccc.cymru
Mae ein hysgol yn casglu gwybodaeth am ddisgyblion a'u rhieni neu warcheidwaid cyfreithiol pan fyddant yn cofrestru â'r ysgol. Bydd ein hysgol hefyd yn casglu gwybodaeth ar adegau pwysig eraill yn ystod y flwyddyn ysgol yn ôl y gofyn neu pan fydd angen gwneud hynny.
Pan fydd disgybl yn ymuno â'n hysgol o ysgol arall, caiff ei wybodaeth bersonol ei hanfon atom. Os bydd disgybl yn gadael ein hysgol neu'n symud i ysgol uwchradd arall, byddwn yn trosglwyddo gwybodaeth bersonol y disgybl a gwybodaeth am unrhyw rieni neu warcheidwaid cyfreithiol i'r ysgol newydd.
Caiff unrhyw wybodaeth bersonol neu sensitif y byddwch yn ei rhannu â ni yn cael ei defnyddio i ddarparu gwasanaethau addysg i'ch plentyn ac ar gyfer unrhyw ddyletswyddau statudol y mae angen i'r ysgol eu cyflawni.
At ddibenion Diogelu Data, mae angen prosesu eich data personol er mwyn cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd, wrth arfer yr awdurdod swyddogol a roddir i'n hysgol, buddiannau hollbwysig eich plentyn neu drydydd parti mewn sefyllfaoedd brys, yn ogystal â chael caniatâd plentyn neu riant i ddefnyddio ffotograffau neu ddelweddau ar y cyfryngau cymdeithasol neu ar ein prosbectws. Gellir dod o hyd i ragor o fanylion isod.
Mae categorïau gwybodaeth y disgybl rydym yn eu prosesu yn cynnwys dynodwyr personol megis enw, rhif unigryw y disgybl, manylion cyswllt a chyfeiriad yn ogystal â'r canlynol:
- nodweddion (megis ethnigrwydd, data-biometrig, iaith a chymhwysedd i gael prydau ysgol am ddim)
- gwybodaeth am ddiogelu (megis gorchmynion llys a chyfranogiad proffesiynol)
- anghenion addysgol arbennig (gan gynnwys anghenion sylfaenol ac ychwanegol)
- gwybodaeth feddygol a meddyginiaeth a roddir (megis gwybodaeth am feddygon, nyrs yr ysgol, iechyd y plentyn, iechyd deintyddol, alergeddau a gofynion meddygol a deietegol)
- presenoldeb (megis y sesiynau a fynychir, nifer yr absenoldebau, rhesymau dros yr absenoldebau ac unrhyw ysgolion blaenorol a fynychwyd)
- asesiadau a chyrhaeddiad (megis canlyniadau ar ddiwedd cyfnod allweddol a phrofion llythrennedd/rhifedd, cyrsiau ôl-16 y cofrestrwyd ar eu cyfer ac unrhyw ganlyniadau perthnasol)
- gwybodaeth ymddygiadol (megis gwaharddiadau ac unrhyw ddarpariaethau amgen a roddwyd ar waith)
- gwybodaeth gyswllt ar gyfer unrhyw deithiau ysgol (manylion cyswllt rhieni, manylion cyswllt mewn argyfwng, manylion am basportau, gwybodaeth am iechyd/gwybodaeth feddygol)
Pam ein bod yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol:
Mae'r data personol a gasglwyd yn hollbwysig i'r ysgol gyflawni ei swyddogaethau swyddogol a bodloni gofynion cyfreithiol.
Rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth y disgybl at y dibenion canlynol:
- cefnogi dysgu'r disgybl
- monitro ac adrodd ar gynnydd y disgybl o ran cyrhaeddiad
- nodi a yw eich plentyn mewn perygl o ymddieithrio o'i addysg
- darparu gofal bugeiliol priodol
- asesu ansawdd ein gwasanaethau
- cadw pobl yn ddiogel (alergeddau bwyd neu fanylion cyswllt mewn argyfwng)
- cyflawni'r dyletswyddau statudol a osodir arnom at ddibenion casglu data Llywodraeth Cymru
O dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithlon canlynol o dan Erthygl 6 er mwyn prosesu gwybodaeth y disgybl:
- Gan eich bod wedi rhoi caniatâd i ni wneud hynny. Byddai hyn yn berthnasol mewn sefyllfaoedd megis cymryd lluniau, defnyddio eich llais mewn fideo, neu ffilm ar gyfer yr ysgol neu yn ein prosbectws. Byddwn bob amser yn gofyn am eich caniatâd, ac mae hawl gennych i wrthod rhoi caniatâd unrhyw bryd.
- Gan fod rhwymedigaeth gyfreithiol arnom i brosesu eich data personol. Er enghraifft, byddai hyn yn berthnasol pe bai llys yn gofyn i ni ddarparu eich data personol.
- Mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn diogelu eich buddiannau hollbwysig neu berson arall. Byddai hyn yn digwydd mewn argyfwng neu ddigwyddiad meddygol brys.
- Gan fod angen gwneud hynny er mwyn cyflawni'r dasg gyhoeddus hon. Mae hyn yn berthnasol i'r rhan fwyaf o'r gwaith prosesu rydym yn ei wneud gyda'ch data personol a gan fod rhwymedigaeth statudol arnom i wneud hynny o dan y ddeddfwriaeth ganlynol ac yn unol â Fframweithiau Llywodraeth Cymru:
- o Deddf Llywodraeth Leol 2000 (Adran 2)
- o Deddf Llywodraeth Cymru 2006 (Adran 60)
- o Deddf Dysgu a Sgiliau 2000 (Adran 33, 40, 138 a 140)
- o Deddf Addysg 2004 (Adran 25)
- o Cod Ymarfer AAA Cymru
- o Deddf Cyflogaeth a Hyfforddiant 1973 (Adrannau 8, 9 a 10)
- o Rheoliadau Addysg (Gwybodaeth am Ddisgyblion Unigol) (Cymru) 2007
- o Fframweithiau megis Fframwaith Ymgysylltu a Datblygu Ieuenctid
- Gan fod angen gwneud hynny at ddibenion buddiannau dilys. Byddai hyn yn berthnasol mewn achosion lle nad ydym wedi dibynnu ar unrhyw un o'r uchod ond bod angen prosesu data personol er budd rhywun.
Yn ogystal â'r uchod, rhaid bod gennym sail gyfreithlon ychwanegol os byddwn yn prosesu unrhyw ddata categori arbennig.
Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac mae angen eu diogelu'n well. Caiff y rhain eu categoreiddio fel 'data categori arbennig' a gallant gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, safbwyntiau gwleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol a phrosesu data genetig neu fiometrig yn ogystal ag iechyd, cyfeiriadedd rhywiol a materion perthnasol.
O dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018, rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithlon canlynol o dan Erthygl 9 er mwyn prosesu gwybodaeth y disgybl:
- Gan eich bod wedi rhoi eich caniatâd penodol i wneud hynny
- Gan fod angen i ni wneud hynny i gyflawni ein rhwymedigaethau penodol fel rheolydd data
- Gan fod angen gwneud hynny i ddiogelu eich buddiannau hollbwysig chi neu rywun arall. Byddai hyn yn digwydd mewn achosion lle na allwch roi eich caniatâd yn gorfforol nac yn gyfreithiol;
- Gan eich bod eisoes wedi datgelu'r data i'r cyhoedd
- Gan ei fod yn ymwneud â hawliad cyfreithiol i wneud hynny, er enghraifft pe bai llys yn rhoi cyfarwyddyd i ni wneud hynny
- Gan ei fod er budd y cyhoedd i wneud hynny o dan y ddeddfwriaeth ganlynol ac yn unol â Fframweithiau Llywodraeth Cymru (fel y nodir uchod).
- Gan ei fod yn angenrheidiol gwneud hynny at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, ar gyfer gwaith ymchwil gwyddonol neu hanesyddol neu at ddibenion ystadegol.
Sut rydym yn casglu gwybodaeth bersonol:
Rydym yn casglu gwybodaeth y disgybl a gwybodaeth bersonol ar ffurf:
- Ffurflenni cofrestru ar ddechrau'r flwyddyn ysgol
- Ffeiliau Trosglwyddo Cyffredin (CTF) neu drwy drosglwyddo ffeiliau'n ddiogel o'r ysgol flaenorol
- Dogfennau sy'n benodol i deithiau / gweithgareddau'r ysgol
Mae data'r disgybl yn hollbwysig ar gyfer defnydd gweithredol yr ysgol. Er bod y rhan fwyaf o'r wybodaeth am y disgybl a'r wybodaeth bersonol rydych yn ei darparu i ni'n orfodol, gofynnir am rywfaint ohoni ar sail wirfoddol. Er mwyn cydymffurfio â'r ddeddfwriaeth diogelu data, byddwn yn rhoi gwybod i chi pan fyddwn yn casglu'r wybodaeth, a oes angen i chi ddarparu gwybodaeth bersonol benodol i ni neu a oes gennych ddewis yn hyn o beth, a bydd angen eich caniatâd arnom.
Sut rydym yn cadw data'r disgybl:
Rydym yn cadw data'r disgybl yn ddiogel ar gyfer y cyfnod penodol o amser a nodir ar ein hamserlen cadw data. I gael rhagor o wybodaeth am ein hamserlen cadw data a sut rydym yn cadw eich data'n ddiogel, cyfeiriwch at y canlynol:
Cofnodion Addysgol, Adroddiadau Ysgol a'r System Drosglwyddo Gyffredin - cadw, gwaredu, datgelu a throsglwyddo gwybodaeth am ddisgyblion. Cylchlythyr Cynulliad Cenedlaethol Cymru Rhif: 18/2006 (https://llyw.cymru/sites/default/files/publications/2018-03/cofnodion-addysgol-adroddiadau-ysgol-ar-system-drosglwyddo-gyffredin-cadw-gwaredu-datgelu-a-throsglwyddo-gwybodaeth-am-ddisgyblion.pdf)
Mae'r ysgol yn storio ei data'n ddiogel ac yn cydymffurfio â'r egwyddorion a nodir yn y polisïau canlynol:
- Polisi Diogelu Data
Gall yr ysgol ddarparu mwy o wybodaeth.
Pwy rydym yn rhannu gwybodaeth y disgybl â nhw a pham
Rydym yn rhannu gwybodaeth y disgybl a gwybodaeth bersonol yn rheolaidd â'r canlynol:
- Ysgolion y mae'r disgyblion yn eu mynychu ar ôl iddynt ein gadael
- Ein Hawdurdod Lleol a'r Bwrdd Iechyd
- Gwasanaeth Nyrsio yn yr Ysgol
- Gwasanaethau cymorth ieuenctid
- Llywodraeth Cymru
- Colegau Addysg Bellach a Hyfforddwyr sy'n Seiliedig ar Waith ar ôl i'r disgyblion ein gadael
- Cyrff Arholi
- Gyrfa Cymru
- Y Gwasanaeth Cofnodion Dysgu i ddysgwyr 14 oed a throsodd (i greu Rhif Unigryw'r Dysgwr a Chofnod Dysgu Personol). Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am y ffordd y caiff eich gwybodaeth ei phrosesu a'i rhannu yn http://www.learningrecordsservice.org.uk/learnparent/.
Llywodraeth Cymru
Mae Llywodraeth Cymru yn casglu data personol oddi wrth leoliadau addysgol ac awdurdodau lleol mewn amrywiaeth o ddulliau casglu data statudol. Mae gan yr Ysgol ddyletswydd gyfreithiol i rannu gwybodaeth benodol am ddisgyblion â Llywodraeth Cymru fel rhan o'r Cyfrifiad Ysgolion Blynyddol ar Lefel Disgyblion (PLASC). Rydym yn rhannu'r data hyn yn gyfreithlon o dan Adrannau 29, 537A a 538 o'r Ddeddf Addysg (1996). Mae rhagor o wybodaeth ar gael yn: https://llyw.cymru/cyfrifiad-ysgolion-blynyddol-ar-lefel-disgyblion-cybld
Caiff yr holl ddata eu trosglwyddo'n ddiogel a'u cadw gan Lywodraeth Cymru mewn cyfuniad o reolaethau meddalwedd a chaledwedd, sy'n cydymffurfio â fframwaith polisi diogelwch cyfredol y llywodraeth.
Gwneud cais i gael gafael ar eich data personol a'ch hawliau
O dan deddfwriaeth diogelu data, mae gan rieni a disgyblion hawl i wneud cais i gael gafael ar y wybodaeth sydd gennym amdanynt. I wneud cais am eich gwybodaeth bersonol, neu i gael gafael ar gofnod addysgol eich plentyn, cysylltwch â’r swyddfa.
Mae'r hawl gennych i'r canlynol hefyd:
- cael gwybod am y ffordd rydym yn defnyddio eich data personol ac â phwy rydym yn eu rhannu
- cael gafael ar eich gwybodaeth (gweler yr adran uchod)
- gwrthod gadael i'ch data personol, sy'n debygol o achosi niwed neu beri gofid, neu sydd eisoes yn gwneud hynny, gael eu prosesau
- atal eich data personol rhag cael eu prosesu at ddibenion marchnata uniongyrchol
- gwrthod gadael i benderfyniadau gael eu gwneud yn awtomataidd
- unioni, cyfyngu neu ddileu eich data personol sy'n anghywir, mewn amgylchiadau penodol. Dim ond mewn amgylchiadau penodol y gellir gwneud hyn.
Cwynion neu Ymholiadau
Mae Ysgol Gymraeg Dewi Sant yn ymdrechu i gyrraedd y safonau uchaf wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion a gawn am hyn o ddifrif. Rydym yn annog pawb i gysylltu â ni os ydynt yn credu bod y ffordd rydym yn casglu neu'n defnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol.
Byddwn yn parhau i adolygu'r hysbysiad preifatrwydd hwn.
Privacy Notice
How we use your personal information:
This Privacy Notice provides information about the collection and processing of personal information by Ysgol Gymraeg Dewi Sant.
Ysgol Gymraeg Dewi Sant is the Data Controller for the use of personal data in this privacy notice. Our address and contact details are as follows:
School: Ysgol Gymraeg Dewi Sant
Address: Ysgol Gymraeg Dewi Sant, Rhodfa Bryndulais, Llanelli, SA14 8RS
Contact details: 01554 750081
Telephone: 01554 750081
Email: admin@dewisant.ysgolccc.cymru
Our school collects information about pupils and their parents or legal guardians when they enrol at the school. Our school will also collect information at other key times during the school year as and when it is required or necessary to do so.
When a pupil joins our school from another school their personal information will be provided to us. Should a pupil leave our school or transfer to another secondary school, we will transfer the pupil’s personal information and that of any parents or legal guardians, to the new school.
Any personal or sensitive information you share with us will be used to provide your child with education services and any statutory duties the school is required to fulfil.
For Data Protection purposes, the processing of your personal data is necessary for the performance of a task carried out in the public interest, in the exercise of official authority vested in our school, vital interests of your child or a third party in emergency situations and the child’s or parent’s consent for photographs or images to be used in social media or our prospectus. Further details on this can be found below.
The categories of pupil information that we process include personal identifiers such as a name, unique pupil number, contact details and address as well as the following:
- characteristics (such as ethnicity, biometric-data, language, and free school meal eligibility)
- safeguarding information (such as court orders and professional involvement)
- special educational needs (including the primary and additional needs)
- medical and administration (such as doctors information, school nurse, child health, dental health, allergies, medication and dietary requirements)
- attendance (such as sessions attended, number of absences, absence reasons and any previous schools attended)
- assessment and attainment (such as end key stage results and literacy/numeracy tests, post 16 courses enrolled for and any relevant results)
- behavioural information (such as exclusions and any relevant alternative provision put in place)
- Contact information for school trips/excursions (parent contact details, emergency contacts, passport details, health/medical information)
Why we collect and use personal information:
The personal data collected is essential, for the school to fulfil their official functions and meet legal requirements.
We collect and use pupil information, for the following purposes:
- to support pupil learning
- to monitor and report on pupil attainment progress
- to identify if your child is at risk from disengaging from their education
- to provide appropriate pastoral care
- to assess the quality of our services
- to keep children safe (food allergies, or emergency contact details)
- to meet the statutory duties placed upon us for Welsh Government data collections
Under the General Data Protection Regulation (GDPR) and Data Protection Act 2018, the lawful bases under Article 6 which we rely on for processing pupil information are:
- Because you have given your consent for us to do so. This would apply in instances such as taking photographs, using your voice in a video or school film or in our prospectus. We will ask always you for consent and you have the right to withdraw it at any time.
- Because we have a legal obligation to process your personal data. This would apply for example if a court instructed us to provide your personal data.
- Processing is necessary to protect your vital interests or another person. This would happen were there to be an emergency or urgent medical incident.
- Because it is necessary for the performance of this public task to do so. This applies to the majority of the processing we do with your personal data and is because we have a statutory obligation to do so under the following legislation and Welsh Government Frameworks:
- o Local Government Act 2000 (Section 2)
- o The Government of Wales Act 2006 (Section 60)
- o Learning & Skills Act 2000 (Sections 33, 40, 138 & 140)
- o Education Act 2004 (Section 25)
- o SEN Code of Practice for Wales
- o Employment and Training Act 1973 (Sections 8, 9 & 10)
- o The Education (Information about Individual Pupils (Wales) Regulations 2007
- o Frameworks such as Youth Engagement and Progression Framework
- Necessary for the purposes of legitimate interests to do so. This would apply in instances where we have not relied on any of the above but on balance it is in someone’s interest to process their personal data.
In addition to the above, we must have an additional lawful basis if we process any special category data.
Some types of personal data are more sensitive than others, and need more protection. This is classed as ‘special category data’ and could include information about your racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs and the processing of genetic or biometric data, health, sexual orientation and related matters.
Under the General Data Protection Regulation (GDPR) and Data Protection Act 2018, the lawful bases under Article 9 which we rely on for processing pupil information are:
- Because you have given your explicit consent to do so
- Because it is necessary for us to carry out our specific obligations as data controller to do so
- Because it is necessary to protect your or someone else’s vital interests to do so. This would happen in cases where you are physically or legally incapable of giving consent;
- Because it is data you have already placed in the public domain yourself
- Because it relates to a legal claim to do so, for example this would happen where a court has instructed us to do so
- Because it is in the public interest to do so under the following legislation and Welsh Government Frameworks (as listed above).
- Because it is necessary for archiving purposes in public interest, scientific or historical research or statistical purposes to do so.
How we collect personal information:
We collect pupil and personal information via:
- Registration forms at the start of the school year
- Common Transfer Files (CTF) or secure file transfer from previous school
- Documents specific to school trips / activities
Pupil data is essential for the schools’ operational use. Whilst the majority of pupil and personal information you provide to us is mandatory, some of it requested on a voluntary basis. In order to comply with the data protection legislation, we will inform you at the point of collection, whether you are required to provide certain personal information to us or if you have a choice in this and we would need consent.
How we store pupil data:
We hold pupil data securely for the set amount of time shown in our data retention schedule. For more information on our data retention schedule and how we keep your data safe, please refer to:
Education Records, School Reports and the Common Transfer System – the keeping, disposal, disclosure and transfer of pupil information. National Assembly for Wales Circular No: 18/2006 (https://gov.wales/sites/default/files/publications/2018-03/educational-records-school-reports-and-the-common-transfer-system-the-keeping-disposal-disclosure-and-transfer-of-pupil-information.pdf)
The school stores its data securely and adheres to principles outlined in the following policies:
- Data Protection Policy
Further information can be obtained from the school.
Who & why we share pupil information
We routinely share pupil and personal information with:
- Schools that the pupils attend after leaving us
- Our Local Authority and Health Board
- School Nursing Service
- Youth support services
- Welsh Government
- Colleges of Further Education and Work Based Trainers after pupils leave us
- Examination Bodies
- Careers Wales
- The Learning Record Service for learners age 14 years and over (to generate a Unique Learner Number (ULN) and a Personal Learning Record. Further details of how your information is processed and shared can be found at http://www.learningrecordsservice.org.uk/learnparent/.
Welsh Government
Welsh Government collects personal data from educational settings and local authorities via various statutory data collections. The School has a legal duty to share certain information about pupils with the Welsh Assembly Government as part of what is called the Pupil Level Annual Schools Census (PLASC). We lawfully share this data under Sections 29, 537A and 538 of the Education Act (1996). Further Information is available at: https://gov.wales/pupil-level-annual-school-census-plasc
All data is transferred securely and held by Welsh Government under a combination of software and hardware controls, which meet the current government security policy framework.
Requesting access to your personal data & your rights
Under data protection legislation, parents and pupils have the right to request access to information about them that we hold. To make a request for your personal information, or be given access to your child’s educational record, contact the office.
You also have the right to:
- be informed about how we use your personal data and who it is shared with
- access your information (see above section)
- object to processing of personal data that is likely to cause, or is causing, damage or distress
- prevent processing for the purpose of direct marketing
- object to decisions being taken by automated means
- in certain circumstances, have inaccurate personal data rectified, restricted or erased. This is only in certain circumstances.
Complaints or Queries
Ysgol Gymraeg Dewi Sant endeavours to meet the highest standards when collecting and using personal information. For this reason, we take any complaints we receive about this seriously. We encourage anyone to bring to our attention if they believe that our collection or use of their information is unfair, misleading, or inappropriate.